« Cleaning Day » ou comment profiter d’une journée pour faire le ménage dans vos dossiers. Trier, ranger, jeter seront les maîtres-mots pour optimiser votre fonds documentaire et améliorer votre bien-être au bureau tout en respectant une démarche écoresponsable.
Le cleaning day est une journée annuelle où les services d’une entreprise se consacrent entièrement au tri de leurs archives.
Comment organiser son cleaning day ?
Pour réussir son cleaning day, l’entreprise doit voir dans cette opération une réelle opportunité de faire place nette dans ses bureaux et de rendre l’environnement de travail agréable et fonctionnel.
En amont de l’opération
La préparation est primordiale pour lancer son cleaning day sur de bons rails. Elle nécessite de :
- démarrer par un brief collectif, partagé autour d’un moment convivial (repas) qui donne le « top départ » commun de la journée pour tous.
- S’interroger sur les bonnes pratiques de tri de son fonds documentaire en prenant connaissance des règles de records management (que faut-il archiver ? combien de temps ? etc…). Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.
- S’assurer d’avoir en quantité suffisante tout le matériel nécessaire à l’archivage des documents. Il est indispensable d’avoir en quantités suffisantes sacs, pilon, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé pour les documents confidentiels (RH, finances…)
les répondeurs des téléphones sont activés, les messageries sont en veille, et tous se consacrent au tri de ses informations
Pendant
- Trier : Répartir les documents selon des critères précis : par type de document, par service, par durée légale de conservation, par utilité d’usage, etc… Vérifier si les documents sont encore lisibles, qu’il n’existe pas de doublons, etc.
- Ranger : Classer les documents de manière à les rendre facilement accessibles grâce à un plan de classement et/ou un inventaire rigoureux.
- Jeter : Supprimer les documents dont l’utilité n’est plus avérée, dont les délais de conservation légale sont dépassés ou encore les documents en doublon. Lors de la destruction des archives, favoriser le recyclage du papier pour conserver une démarche éco-responsable.
» j’ai ouvert l’armoire de mon prédécesseur pour la première fois, qu’est-ce que je fais de ses dossiers maintenant qu’il est parti ? «
Bénéfices
- Gain de place dans les bureaux et en Giga octet: réduction de la masse documentaire papier et électronique à hauteur de 30% en moyenne (Infobésité)
- Gain financier : réduction des coûts liés à l’archivage en interne
- Gain de temps : lors des futures recherches et consultations de documents
- Meilleure connaissance de son fonds d’archives
À l’issue de la journée, il n’est pas fréquent de voir paraître sur les sites intranet de l’entreprise ou sur son réseau social interne, photos et messages saluant l’effort collectif, les résultats obtenus « avant/après ».
Un cleaning day est donc une journée » coup de poing « . C’est une journée tournée vers l’avenir, pour rendre applicables de nouvelles règles, démontrées le bien-fondé d’une gestion documentaire basée sur le cycle de vie des documents et des données. La bonne volonté de tous est mise à contribution, il faut savoir aussi utiliser la pédagogie, la démonstration, voire l’exemplarité avec l’aide des représentants du management qui ont un rôle clé de motivation et de participation effective.
Bon cleaning day !