« Cleaning Day » ou comment profiter d’une journée pour faire le ménage dans vos dossiers. Trier, ranger, jeter seront les maîtres-mots pour optimiser votre fonds documentaire et améliorer votre bien-être au bureau tout en respectant une démarche écoresponsable.
Le cleaning day est une journée annuelle où les services d’une entreprise se consacrent entièrement au tri de leurs archives.
Pour réussir son cleaning day, l’entreprise doit voir dans cette opération une réelle opportunité de faire place nette dans ses bureaux et de rendre l’environnement de travail agréable et fonctionnel.
La préparation est primordiale pour lancer son cleaning day sur de bons rails. Elle nécessite de :
les répondeurs des téléphones sont activés, les messageries sont en veille, et tous se consacrent au tri de ses informations
» j’ai ouvert l’armoire de mon prédécesseur pour la première fois, qu’est-ce que je fais de ses dossiers maintenant qu’il est parti ? «
À l’issue de la journée, il n’est pas fréquent de voir paraître sur les sites intranet de l’entreprise ou sur son réseau social interne, photos et messages saluant l’effort collectif, les résultats obtenus « avant/après ».
Un cleaning day est donc une journée » coup de poing « . C’est une journée tournée vers l’avenir, pour rendre applicables de nouvelles règles, démontrées le bien-fondé d’une gestion documentaire basée sur le cycle de vie des documents et des données. La bonne volonté de tous est mise à contribution, il faut savoir aussi utiliser la pédagogie, la démonstration, voire l’exemplarité avec l’aide des représentants du management qui ont un rôle clé de motivation et de participation effective.
Au bureau comme à la maison, nous avons besoin de nous chauffer, de nous éclairer, de nous équiper (en fournitures, en mobilier…). Nous avons donc besoin d’énergie et de matières premières. Nous savons tous aujourd’hui que leur consommation n’est pas sans conséquences pour notre environnement.
Comment faire pour réduire nos consommations ?
Dans la vie quotidienne, nous adoptons déjà des comportements qui per- mettent d’économiser l’énergie et les ressources, de trier les déchets… La première motivation est souvent la diminution des factures, en particulier les factures d’énergie!
Au bureau se présentent sans arrêt des occasions de consommer de l’énergie, produire des gaz à effet de serre, des déchets, des polluants… mais aussi de prendre en compte la protection de l’environnement.Y appliquer les mêmes principes qu’à la maison est tout aussi nécessaire : nous y passons beaucoup de temps, nous y sommes actifs et nous sommes nombreux à le faire.
Comment adhérer aux actions de réduction des impacts environnementaux des activités de bureau et rester motivé dans la durée ?
En commençant par des actions simples, en constatant que les gestes positifs payent et ont une réelle influence. Ainsi, les employés peuvent se renseigner sur les chiffres des principales consommations (ramettes de papier, électricité, eau…). En le rapportant au nombre de salariés, chacun mesurera concrètement ses consommations.
Ce type d’action peut venir d’une personne, d’une équipe, d’un service… Ces petites initiatives montrent que les habitudes et les comportements peuvent changer et que même des gestes modestes peuvent être ef caces. C’est un bon début pour se lancer dans des actions plus ambitieuses.
Où et comment agir ?
En image, les cibles privilégiées pour agir efficacement
