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désarchivage

Le Groupe Pichet récompense ses collaborateurs écoresponsables

Le 27 juillet 2018 a eu lieu la journée RSE organisée par le groupe Pichet pour l’ensemble de son personnel. Cette journée, organisée chaque année, a permis à tous les collaborateurs du groupe de se consacrer entièrement au tri de leurs archives et au rangement de leur bureau.

Objectif clairement affiché : éliminer et recycler tout ce qui était obsolète, archiver tout ce qui devaient être préservé. L’implication de tous a été salué par l’équipe dirigeante et un repas festif à lancer le début du Cleaning Day.

Les avantages après ce type d’opération

  • Gain de place dans les bureaux et en Gigaoctet: réduction de la masse documentaire papier et électronique à hauteur de 30% en moyenne
  • Gain financier : réduction des coûts liés à l’archivage en interne
  • Gain de temps : lors des futures recherches et consultations de documents grâce à une meilleure connaissance de son fonds d’archives

Durant cet après-midi festive, EasyTri a présenté les outils de tri qui seront mis en place au sein du siège du groupe dès le mois d’aout.

Les gagnants du Quizz RSE

  • Noms & prénoms…

Les bonnes réponses

Composition des prix : (un Porte-carte Victoire Daumont (Maroquinerie Fondaudège) ; une boite cloche luxe cosmétique Bio Océopin (Cap Ferret) ; un confit de vin de sauternes Gondolo 50g (Sud Gironde) ; une confiture Gondolo 50g ; 2 bières Azimut (Brasserie de Bacalan) ; 1 verrine de Tchitchons nature (Ferme de Queyran -Sud Gironde) ; 1 verrine de Tchitchons au foie gras (Ferme de Queyran -Sud Gironde) ; un sachet de 6 chocolats en ganache (Chocolaterie Xavier Lalère – Fondaudège)

À vous la parole !

Les suggestions des équipes collectées lors de cette journée pour un mieux « travailler ensemble »

Pour le papier

  1. Impression noir et blanc,
  2. Réutilisation des feuilles jetées en brouillon
  3. Fabriquer des cahiers de brouillon avec les feuilles utilisées sur une seule face
  4. 0 papier en objectifs a l’avenir
  5. badger aux imprimantes pour mieux se rendre compte de notre propre consommation de papier

Pour un environnement de travail

  1. Des plantes et des espaces communs agreables
  2. Plus de recyclage, plus de couleurs et de verdure
  3. Avoir des plantes
  4. Des espaces communs agréables

Pour des économies d’énergie

1. Avoir une vraie politique de traitement des déchets et d’économies d’énergie
2. Arrêter la climatisation et éteindre la lumière en plein jour
3. Éteindre les lumières la nuit
4. Sensibiliser aux économies d’énergie : éteindre la lumière des toilettes

divers

Belle initiative, merci !

Organiser son cleaning day en entreprise

« Cleaning Day » ou comment profiter d’une journée pour faire le ménage dans vos dossiers. Trier, ranger, jeter seront les maîtres-mots pour optimiser votre fonds documentaire et améliorer votre bien-être au bureau tout en respectant une démarche écoresponsable.

Le cleaning day est une journée annuelle où les services d’une entreprise se consacrent entièrement au tri de leurs archives.

Comment organiser son cleaning day ?

Pour réussir son cleaning day, l’entreprise doit voir dans cette opération une réelle opportunité de faire place nette dans ses bureaux et de rendre l’environnement de travail agréable et fonctionnel.

En amont de l’opération

La préparation est primordiale pour lancer son cleaning day sur de bons rails. Elle nécessite de :

  • démarrer par un brief collectif, partagé autour d’un moment convivial (repas) qui donne le « top départ » commun de la journée pour tous.
  • S’interroger sur les bonnes pratiques de tri de son fonds documentaire en prenant connaissance des règles de records management (que faut-il archiver ? combien de temps ? etc…). Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.
  • S’assurer d’avoir en quantité suffisante tout le matériel nécessaire à l’archivage des documents. Il est indispensable d’avoir en quantités suffisantes sacs, pilon, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé pour les documents confidentiels (RH, finances…)

 

les répondeurs des téléphones sont activés, les messageries sont en veille, et tous se consacrent au tri de ses informations

Pendant

  • Trier : Répartir les documents selon des critères précis : par type de document, par service, par durée légale de conservation, par utilité d’usage, etc… Vérifier si les documents sont encore lisibles, qu’il n’existe pas de doublons, etc.
  • Ranger : Classer les documents de manière à les rendre facilement accessibles grâce à un plan de classement et/ou un inventaire rigoureux.
  • Jeter : Supprimer les documents dont l’utilité n’est plus avérée, dont les délais de conservation légale sont dépassés ou encore les documents en doublon. Lors de la destruction des archives, favoriser le recyclage du papier pour conserver une démarche éco-responsable.

 

 » j’ai ouvert l’armoire de mon prédécesseur pour la première fois, qu’est-ce que je fais de ses dossiers maintenant qu’il est parti ? « 

Bénéfices

  • Gain de place dans les bureaux et en Giga octet: réduction de la masse documentaire papier et électronique à hauteur de 30% en moyenne (Infobésité)
  • Gain financier : réduction des coûts liés à l’archivage en interne
  • Gain de temps : lors des futures recherches et consultations de documents
  • Meilleure connaissance de son fonds d’archives

À l’issue de la journée, il n’est pas fréquent de voir paraître sur les sites intranet de l’entreprise ou sur son réseau social interne, photos et messages saluant l’effort collectif, les résultats obtenus « avant/après ».

Un cleaning day est donc une journée  » coup de poing « . C’est une journée tournée vers l’avenir, pour rendre applicables de nouvelles règles, démontrées le bien-fondé d’une gestion documentaire basée sur le cycle de vie des documents et des données. La bonne volonté de tous est mise à contribution, il faut savoir aussi utiliser la pédagogie, la démonstration, voire l’exemplarité avec l’aide des représentants du management qui ont un rôle clé de motivation et de participation effective.

Bon cleaning day !

papier recyclé

Tri des déchets de papier de bureau

Les PME de 20 salariés auront obligation, à partir du 1er janvier 2018, de trier leurs déchets de bureau.

Les administrations et les entreprises de plus de 100 personnes se plient déjà à cette mesure depuis juillet 2016,  ainsi que les entreprises de 50 salariés depuis le 1er janvier 2017. Cependant les établissements regroupant moins de 20 personnes ne sont pas soumis à l’obligation de tri sélectif et de recyclage.

Cette mesure est prise dans le cadre de la loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte.

Les professionnels qui, par leur activité, produisent plus de 1 100 litres de déchets de papiers de bureau par semaine doivent les trier à la source et organiser leur collecte séparément des autres déchets pour permettre leur valorisation.

Si elles ne procèdent pas elles-mêmes à la valorisation de ces déchets triés,  les PME doivent s’adresser directement à une entreprise de recyclage ou à un intermédiaire qui se charge de collecter, de transporter et de négocier les déchets, dans le but d’être recyclés. Chaque année elles se verront fournir avant le 31 Mars une attestation de leur prestataire prouvant et détaillant la prise en charge de leurs déchets l’année précédente (quantité, type de déchet, valorisation).

 

Les déchets de bureaux soumis à cette obligation regroupent :

  • les imprimés papiers,
  • les livres,
  • les publications de presse,
  • les articles de papeterie façonnés,
  • les enveloppes et pochettes postales,
  • ainsi que les papiers à usage graphique.

 

Calendrier tri selectif

 

Les sanctions encourues

Les entreprises qui ne respectent pas cette règle risquent une amende administrative maximale de 15 000 euros complétée d’une astreinte journalière.

 

Recyclage

Avec EASYTRI Bordeaux, optez pour un désarchivage en toute simplicité !

EASY TRI 33 assure toutes les opérations de désarchivage. Les papiers désarchivés donnent lieu à un suivi précis. Ils sont pesés à leur arrivée sur site, détruits et intégrés en filière du recyclage papier. Un certificat de destruction vous sera délivré afin d’attester la traçabilité de l’ensemble de notre intervention.

Le désarchivage : une solution gain de place, bénéfique pour tous !

En France, on croule parfois sous les paperasses ! Pas question de tout jeter à la poubelle sans discernement bien sûr, mais il est bon, parfois, de faire un point sur les archives accumulées pour éliminer toutes celles devenues obsolètes et inutiles à conserver.

Pourquoi désarchiver ?

  • Pour optimiser les m2 de vos locaux professionnels.
  • Les bureaux et autres locaux professionnels coûtent cher ; il est donc judicieux d’en optimiser chaque m2.
  • Pour les entreprises qui se développent, le besoin d’espace est souvent vital. Éliminer les archives volumineuses et inutiles qui encombrent les bureaux, c’est créer plus d’espace pour vos salariés et améliorer leur bien-être.

Un conseil : si vous déménagez, penchez-vous sur le sujet sans tarder ! Il serait dommage de payer pour le transport de ces caisses d’archives obsolètes qui vous encombreront inutilement.

Comment désarchiver ?

En faisant appel à des professionnels

Si le volume de papier à désarchiver est important, l’idéal est de faire appel à un professionnel qui pourra

  • soit se charger simplement d’enlever les archives que vous aurez au préalable regroupées dans des bacs ou containers
  • soit prendre en charge l’ensemble des opérations en assurant toute la manutention depuis les lieux de stockages (rayonnages, cave, etc.). Cette solution a l’avantage de ne pas perturber le travail dans l’entreprise et évite de mobiliser votre personnel sur des taches secondaires et chronophages.

En veillant au sort réservé à vos archives

Informez-vous sur le « devenir » de vos archives papier et exigez qu’elles soient recyclées. Pensez aussi à distinguer archives ordinaires et archives contenant des documents sensibles nécessitant une destruction sécurisée.

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